管家必修课系列|Party的策划与组织

时间:2018-12-27 10:19:36  浏览:728次


作为私人管家而言,替主人筹办各种大大小小的Party虽说不是日常,但也经常会发生。当主人安排下这样的一份“旨意”,身为管家的你应该要怎样着手去做呢?新年、春节将至,也许你正在面临或即将迎接这样一份任务,应该怎么做?看过下面的内容你就会了解。


Party的筹备阶段

1、选定主题  

首先,管家需要充分理解清楚主人筹办Party的原因,以及将要来参加Patty的客人身份,是私密家人还是商业伙伴?除此之外,还需要了解宾客来参加的目的。

这样有助于判断Party的基调,决定现场的气氛,突出Party的亮点。一个Party的主题十分重要,这点需要充分理解主人的想法。  

2、估算人数  

Party场地的选择、流程的设计、现场餐饮的配备等多个方面都与最终到场的人数有关。最终出席活动的人数决定了应配置酒水、甜点的数量,提前掌握来宾的年龄层次以及身份地位,也有助于合理的布置现场。 

3、确认物料

在明确主题及到场人数之后,就要着手准备Party现场的布景、设备、装饰物以及餐酒等物料了。

组织、实施阶段   

1、邀请

按照主人的要求,确认宾客名单,邀请所有客人。邀请函可以通过邮寄或是电子邮件的方式,邮寄的好处是正式,但是花费较高,效率低,其目的主要是为了彰显活动的重要和正式。而电子邮件邀请形式可以多样,邮件中可以增加图像、音频、视频等因素,但无论怎样设计都要不失美观、大方、简洁,最重要的是,信息齐全,时间、地点、主题、咨询与联系方式都需要清楚的提供给客人。客人答复邀请(RSVP)后,即被认为答应参加活动,这个时候需要及时回复客人告知已收到。临近Party的时候,再发一次正式的邀请函,说明活动的内容,对客人的要求(包括服装要求,需要携带某些物品参加等),交通方式,等等。这同时也起到提醒的作用,提示宾客记得出席。有必要的话,还需要在邀请之前询问宾客的饮食要求(清真、素食等),视具体情况而定。 

2、场地及现场服务确认   

前面提过场地要考虑人数,活动设计等。无论是私人还是非私人场地,都要提前确定Party当天的可用性,一定要预订好。另外场地可以是户外或室内,设施设备要准备好,酒水台、食物台、娱乐区、发言区、留影区、休息区等等,都要考虑。   

Party上大家都喜欢吃吃喝喝、聊天玩乐,所以食物酒水是必要的,但是要简单、干净,在相应场地里方便摆设存储,不要喧宾夺主。根据来宾人数及Party属性决定现场的桌椅数量及摆设,留有充分的活动和社交空间。食物、酒水可以自备,也可以外包,视Party规模情况而定。   

3、确认场地  

Party的前一天,确认场地、设备已布置好,所需材料已准备好。Party开始的几个小时前确认现场所需的物料可以正常提供。  

4Party阶段  

确保现场服务的人员熟悉整个Party的流程如何,什么时候什么人开始着手做什么事情。彼此之间的配合与沟通都要确保。Party过程中还要注意的是安全与健康隐患,做好风险预测与预备方案,户外活动要注意天气变化。   


5、后续跟进   

Party结束之后,可以替主人制作一个简单的总结与感谢,精选一些活动当场的视频、照片以邮件或其它形式分享给宾客,让主人和宾客都留有难忘的回忆。



北京万橡绿洲国际管理顾问有限公司


欢迎关注官方微信“英国管家服务”

版权所有 Copyright © 2013 万橡绿洲
京ICP备19036356号-1